Mail Excellence II – Betere emails schrijven
Een grote (persoonlijke) ergernis is de tijd die ik moet besteden aan lange emails waaruit niet in één keer duidelijk is wat er verwacht wordt. Met de technische tips uit de vorige post kun je wel is waar de tijd reduceren die je besteed aan het verwerken van je email, maar de kwaliteit van de emails neemt er niet mee toe. In deze post richt ik me op hoe je zelf kunt bijdragen aan een betere emailcultuur, opdat velen je goede voorbeeld mogen volgen.
In essentie gaat het om, hoe kan ik zorgen dat mijn ontvanger zo snel mogelijk helderheid heeft over wat hij met het bericht moet. Dit begint bij wat je in de onderwerpregel schrijft.
Zet in de onderwerpregel wat je van de ontvanger verwacht en binnen welke (reële) tijd. Begin het onderwerp bijvoorbeeld met ACTIE, FYI of UITNDGNG om de ontvanger duidelijk te maken wat jij verwacht.
Een voorbeeld; “ACTIE: Contact opnemen met Marketing voor 18-02 12.00”
Structuur vervolgens de inhoud van actiegerichte emails volgens het volgende stappenplan:
1) Vertel de ontvanger het doel van de email
2) Vertel de ontvanger welke actie je verwacht
3) Vertel de ontvanger welke support jij geeft
4) Geef wat achtergrond informatie om inzicht te geven
5) Geeft de belangrijkste aandachtspunten voor de ontvanger
6) (Optioneel) Geef de ontvanger een indicatie van next steps
7) Zorg dat je contactdetails in je emailsignature staan of geef ze los op
Het vergt enige gewenning om je emails zodanig te structureren en ook jou ontvangers zullen wellicht enige tijd nodig hebben om te wennen aan deze manier van communiceren.
Om te helpen bij het structureren van de emails kun je een tabel gebruiken en invoegen als ‘Quick part’ in Outlook. Op deze manier kost het minder tijd om je emails op te stellen. Daarnaast kun quickparts bijvoorbeeld ook gebruiken om veel gebruikte zinsneden op te slaan, bijvoorbeeld “Naar aanleiding van het gesprek dat wij hebben gehad stuur ik je bij deze de bijlagen en de documenten”.
Instructie video ‘Quick Parts’
|
Arjen Markus Managing Consultant Operational Excellence arjen.markus[at]capgemini.com   |
